SIKLUS PRODUKSI DAN PERSEDIAAN

SIKLUS PRODUKSI DAN PERSEDIAAN

PROSEDUR PENCATATAN PRODUK JADI,

PROSEDUR PECATATAN HARGA POKOK JADI

YANG DIJUAL DAN YANG DIBELI,

PROSEDUR PENGELUARAN DAN PERMINTAAN

BARANG GUDANG

Ø  Dalam persediaan terdapat beragam bentuk,tergantung pada sifat bisnisnya.Untuk bisnis eceran atau grosir,persediaan yang terpenting adalah persediaan barang dagangan. Untuk rumah sakit,makanan dan obat-obatan.Perusahaan manufaktur memiliki persediaan bahan baku,suku cadang,dan perlengkapan yang dibeli untuk produksi,barang dalam proses,dan barang jadi yang tersedia untuk dijual.

Ø  Siklus persediaan biasanya berkaitan dengan sistem persediaan dan pergudangan yang terdiri dari siklus:

·         Bahan Baku / Raw Materials

·         Barang Dalam Proses / Work In Process

·         Barang Jadi / Finished Goods

·         Biaya Tenaga Kerja / Direct Labour Cost

·         Biaya Overhead Pabrik / Factory Overhead Cost

Ø  Sistem Pengendalian Persediaan:

·         Adanya organisasi intern yang mencerminkan pemisahan fungsi antara fungsi penguasaan, penyimpanan dan pencatatan, dimana setiap transaksi persediaan harus memperoleh otorisasi.

·         Adanya dokumen dan catatan pendukungnya.

·         Adanya metode pencatatan persediaan.

·         Adanya sistem budget pembelian dan penjualan.

·         Adanya penerapan prosedur-prosedur.

Ø  Kepemilikan Persediaan

Suatu barang dikatakan sebagai persediaan jika barang tersebut benar-benar dimiliki oleh perusahaan tanpa memandang lokasi persediaan tersebut. Agar dapat disusun laporan keuangan secara wajar, maka harus ditentukan apakah suatu elemen persediaan sudah secara sah menjadi hak milik perusahaan. Masalah yang mungkin terjadi pada akhir periode dalam rangka menentukan status kepemilikan persediaan, yakni antara lain:

a)  Barang dalam perjalanan (Goods in transit)

Masalah yang timbul apabila barang masih dalam perjalanan adalah sulitnya menentukan apakah barang tersebut masih menjadi hak milik penjual atau sudah menjadi hak milik pembeli. Untuk mengatasi hal ini, maka dua syarat penyerahan barang digunakan sebagai dasar penentuan, yaitu FOB Shipping Point atau FOB Destination. FOB Destination Point, artinya biaya angkut barang dimulai dari gudang penjual sampai gudang pembeli ditanggung oleh pihak penjual. Ini berarti bahwa barang-barang dalam perjalanan masih merupakan hak milik penjual.

FOB Shipping Point, artinya biaya angkut barang dimulai dari gudang

penjual sampai gudang pembeli ditanggung oleh pihak pembeli, ini berarti

pembeli adalah pemilik dari barang-barang yang masih dalam perjalanan.

Oleh karena itu dalam menentukan saldo persediaan untuk satu periode

perusahaan harus mencatat jumlah barang dagangan dalam perjalanan.

b)  Barang Konsinyasi

Perjanjian konsinyasi mengijinkan suatu perusahaan lain untuk menyimpan persediaan dalam gudang mereka namun mereka tidak harus membeli persediaan tersebut. Dengan perjanjian ini, pemasok memberikan persediaan untuk dijual kembali dengan menahan kepemilikan persediaan sampai terjualnya persediaan tersebut. Barang konsinyasi masih tetap dilaporkan sebagai bagian dari persediaan pemiliknya sampai barang tersebut dijual kepada pihak ketiga. Barang-barang ini dilaporkan sebesar harga perolehannya (cost) di tambah biayabiaya yang dikeluarkan untuk memindahkan barang tersebut dari gudang pemilik ke gudang perusahaan yang menjualkannya.

Ø  Kepemilikan Persediaan

Sebagai pedoman umum, barang yang masuk sebagai persediaan adalah barang yang benar-benar dimiliki oleh perusahaan tanpa memandang lokasi persediaan tersebut. Agar dapat disusun laporan keuangan secara wajar, maka harus ditentukan apakah suatu elemen persediaan sudah secara sah menjadi hak milik perusahaan. Masalah yang mungkin terjadi pada akhir periode dalam rangka menentukan status kepemilikan persediaan, yakni antara lain:

a.  Barang dalam perjalanan (Goods in transit)

Masalah yang timbul apabila barang masih dalam perjalanan adalah sulitnya menentukan apakah barang tersebut masih menjadi hak milik penjual atau sudah menjadi hak milik pembeli. Untuk mengatasi hal ini, maka dua syarat penyerahan barang digunakan sebagai dasar penentuan, yaitu FOB Shipping Point atau FOB Destination.

·         FOB Destination Point, artinya biaya angkut barang dimulai dari gudang penjual sampai gudang pembeli ditanggung oleh pihak penjual. Ini berarti bahwa barang-barang dalam perjalanan masih merupakan hak milik penjual.

·         FOB Shipping Point, artinya biaya angkut barang dimulai dari gudang penjual sampai gudang pembeli ditanggung oleh pihak pembeli, ini berarti pembeli adalah pemilik dari barang-barang yang masih dalam perjalanan. Oleh karena itu, dalam menentukan saldo persediaan untuk satu periode perusahaan harus mencatat jumlah barang dagangan dalam perjalanan.

b.  Barang Konsinyasi

Perjanjian konsinyasi mengijinkan suatu perusahaan lain untuk menyimpan persediaan dalam gudang mereka namun mereka tidak harus membeli persediaan tersebut. Dengan perjanjian ini, pemasok memberikan persediaan untuk dijual kembali dengan menahan kepemilikan persediaan sampai terjualnya persediaan tersebut. Barang-barang konsinyasi masih tetap dilaporkan sebagai bagian dari persediaan pemiliknya sampai barang tersebut dijual kepada pihak ketiga. Barangbarang ini dilaporkan sebesar harga perolehannya (cost) di tambah biaya-biaya yang dikeluarkan untuk memindahkan barang tersebut dari gudang pemilik ke gudang perusahaan yang menjualkannya.

Ø  Menentukan Biaya Persediaan

     Persediaan yang dimiliki oleh suatu perusahaan akan tergantung dari jenis usahanya. Misalnya suatu perusahaan dagang hanya memiliki satu jenis persediaan yaitu persediaan barang dagangan, sedang perusahaan industri akan memiliki lebih dari satu jenis persediaan. Oleh karena itu adalah penting untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan harga perolehan persediaan atau biaya persediaan. Menurut PSAK no 14 biaya persediaan harus meliputi semua biaya pembelian, biaya konversi, dan biaya lain yang timbul sampai persediaan berada dalam kondisi dan tempat yang siap untuk dijual atau dipakai (present location and condition).

     Dalam hal persediaan adalah bahan baku atau barang yang diperoleh untuk dijual kembali maka biaya termasuk didalamnya adalah harga pembelian, biaya angkut, biaya asuransi, pajak dan biaya penyimpanan. Dalam hal persediaan adalah barang dalam proses maka biaya terdiri dari bahan baku, tenaga kerja produksi dan sebagian overhead pabrik yang diharuskan untuk menjaga pabrik tetap berjalan. Dalam hal persediaan adalah barang jadi maka biaya terdiri dari bahan baku, tenaga kerja, dan biaya overhead yang digunakan dalam proses produksi barang tersebut.

Ø  Harga Pokok Penjualan

     Tujuan pokok akuntansi persediaan adalah menetapkan secara layak hasil usaha selama satu periode dengan mengaitkan pendapatan terhadap biaya untuk memperoleh dan mempertahankan penghasilan tersebut. Dalam akuntansi persediaan harus ditentukan apakah suatu persediaan merupakan beban atau merupakan aktiva. Jika persediaan telah terjual maka persediaan tersebut akan dilaporkan sebagai beban atau merupakan komponen dari harga pokok penjualan, sebaliknya jika persediaan tersebut masih merupakan milik perusahaan (belum terjual) maka akan dilaporkan sebagai aktiva lancar perusahaan.

     Menurut PSAK no 14, jika barang dalam persediaan di jual, maka nilai tercatat persediaan tersebut harus diakui sebagai beban pada periode diakuinya pendapatan atas penjualan tersebut. Proses pengakuan nilai tercatat persediaan yang telah dijual sebagai beban menghasilkan pengaitan (matching) beban dengan pendapatan. Oleh karena itu dalam menentukan besarnya laba harus dihitung terlebih dahulu besarnya harga pokok penjualan. Persediaan yang dibeli atau dibuat selama suatu periode ditambahkan ke persediaan awal dan jumlah biaya persediaan ini disebut dengan harga pokok barang tersedia untuk dijual. Pada akhir periode akuntansi, jumlah biaya yang tersedia untuk dijual dialokasikan antara persediaan yang masih tersisa (dicatat di neraca sebagai aktiva) dan persediaan yang dijual selama periode (dilaporkan dalam laba rugi sebagai biaya, harga pokok penjualan).

Ø  Keterangan flowchart pencatatan produk jadi, pencatatan harga pokok jadi yang dijual, dan pengeluaran barang:

o   Gudang

Gudang membuat barang sehingga menjadi barang jadi, lalu membuat Catatan Pertambahan Barang yang dirangkap 3, lembar pertama sebagai arsip, lembar kedua diberikan ke Pimpinan, lembar ketiga diberikan ke Bagian Akuntansi Persediaan.

Dari Daftar Pemesanan customer yang diterima dari Bagian Penjualan, Gudang mencatat pengeluaran tersebut dengan membuat Catatan Pengeluaran Barang rangka 2, lembar pertama sebagai dasar penyiapan barang yang akan dipesan, sedangkan lembar kedua diberikan ke Bagian Akuntansi Persediaan. Barang yang dipesan lalu diberikan ke Bagian Penjualan.

o   Bagian Akuntansi Persediaan

Dari Catatan Pertambahan Barang, Bagian ini membuat Daftar Harga Jual Barang (DHJB) rangkap 2, lembar pertama sebagai arsip, lembar kedua diberikan ke Pimpinan.

Dari Catatan Pengeluaran Barang, Bagian ini membuat Laporan Pengeluaran Barang rangkap 2, lembar pertama untuk arsip, lembar kedua diberikan ke Pimpinan.

o   Pimpinan

Catatan Pertambahan Barang dari Gudang dijadikan arsip.

Setelah menerima DHJB dari Bagian Akuntansi Persediaan, pimpinan menyetujui lalu dijadikan arsip dan diberikan ke Bagian Penjualan.

Laporam Pengeluaran Barang yang diterima dari Bagian Akuntansi Persediaan dan Laporan Keuangan yang diterima dari Bagian Penjualan dijadikan arsip.

o   Bagian Penjualan

DHJB yang diterima dari pimpinan serta permintaan Daftar Harga Barang (DHB) dari customer dijadikan dasar untuk membuat DHB yang diminta oleh customer, lalu DHB tersebut diberikan ke customer.

Bagian Penjualan lalu menerima Daftar Pemesanan (DP) dari customer, lalu diserahkan ke Gudang. Dari DP, Bagian Penjualan membuat Surat Jalan. Barang beserta surat jalan dikirim ke Customer. Setelah mendapat surat jalan yang ditandatangani, Bagian Penjualan membuat Laporan Keuangan rangkap 2, lembar pertama diserahkan ke Pimpinan, sedangkan lembar kedua dijadikan arsip.

Ø  Keterangan flowchart pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli dan permintaan barang:

o   Gudang

Gudang melalukan pengecekan barang lalu membuat form permintaan barang rangkap 2, lembar kedua diberikan ke Bagian Pembelian, sedangkan lembar pertama bersama dengan Laporan Penerimaan Barang (LPB) yang diterima dari Bagian Penerimaan dijadikan sebagai dasar pembuatan Laporan Penambahan Persediaan rangkap 2, lembar pertama sebagai arsip, lembar kedua diserahkan ke pimpinan.

o   Bagian Pembelian

Form pembelian barang yang diterima dari Gudang oleh Bagian Pembelian dibuat Surat permintaan penawaran harga (SPPH) rangkap 2, lembar pertama sebagai arsip, lembar kedua diserahkan ke Supplier.

Surat Penawaran Harga (SPH) yang diterima dari supplier, Bagian Pembelian mencari harga yang cocok dan membuat Surat Order Pembelian (SOP) rangkap 3, lembar 1 sebagai arsip, lembar kedua diserhakan ke Bagian Penerimaan, lembar ketiga diserahkan ke supplier.

o   Supplier

Setelah menerimah SPPH dari Bagian Pembelian, lalu supplier membuat SPH lalu diberikan ke Bagian Pembelian.

SOP yang diterima dari Bagian Pembelian dibuat Surat Penerimaan Barang (SPB) rangkap 2, lembar pertama diberikan Bagian penerimaan bersama barang, lembar kedua dijadikan arsip.

o   Bagian Penerimaan

SOP yang diterima dari Bagian Pembelian dan SPB yang diterima dari supplier, dilakukan pengecekan lalu membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) rangkap 2, lembar pertama diserahkan ke Gudang, lembar kedua sebagai arsip.

o   Pimpinan

Laporan Penambahan Persediaan Persediaan yang diterima dari Gudang dijadikan arsip.

SIKLUS PENGGAJIAN DAN UPAH

SIKLUS PENGGAJIAN DAN UPAH

PROSEDUR PENGGAJIAN DAN UPAH

PROSEDUR LEMBUR

Ø   Istilah penggajian (payroll) sering diartikan sebagai jumlah total yang dibayarkan kepada karyawan atas jasa-jasa yang mereka berikan selama suatu periode. Penggajian dan pengupahan itu penting karena alasan berikut:

o   Karyawan sangat sensitif terhadap kesalahan-kesalahan dalam penggajian dan pengupahan atau hal-hal yang tidak wajar. Untuk itu gaju dan upah harus dibayarkan secara akurat dan tepat waktu.

o   Penggajian dan pengupahan merupakan hal yang diatur oleh Peraturan Pemerintah.

o   Penggajian dan pengupahan serta pajak gaji dan upah yang berkaitan memiliki pengaru yang signifikan terhadap laba bersih sebagian besar perusahaan, dimana sepertiga dari pendapatan dikeluarkan untuk membayarkan gaji dan upah serta beban yang berkaitan dengan gaji dan upah.

Ø  Aktivitas Siklus Penggajian dan pengupahan:

o   Pembaharuan file induk penggajian

o   Pembaharuan tariff dan pemotongan pajak

o   Validasi data waktu kehadiran

o   Mempersiapkan penggajian

o   Membayar gaji

o   Menghitung kompensasi dan pajak yang dibayar

o   Mengeluarkan pajak penghasilan dan potongan lain-lain

Ø  Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian dan pengupahan:

o   Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah

o   Kartu jam hadir

o   Kartu jam kerja

o   Daftar gaji dan daftar upah

o   Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah

o   Surat pernyataan gaji dan upah

o   Amplop gaji dan upah

o   Bukti kas keluar

Ø  Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian dan penguphan menurut Mulyadi (2001:386):

o   Setiap oramg yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama.

o   Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif dan upah, tambahan keluarga harus didaftarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan.

o   Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasikan fungsi kepegawaian.

o   Kartu jam hadir diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.

o   Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.

Ø  Prosedur dan tata cara pembayaran uang lembur

o   Pembayaran uang lembur didasarkan pada daftar hadir lembur

o   Uang lembur akan dibayarkan sebulan sekali paling cepat pada awal bulan berikutnya.

o   Permintaan pembayaran uang lembur dapat diajukna untik beberapa bulan sekaligus.

Ø  Dokumen-dokumen yang diperlukan dalam lembur:

o   Daftar pembayaran penghitungan uang lembur

o   Surat perintah kerja lembur

o   Daftar hadir kerja

o   Daftar hadir lembur

o   Surat setoran pajak (SSP)

Ø  Keterangan flowchart penggajian:

o   Karyawan

Karyawan membuat data diri yang dirangkap menjadi 1, lembar pertama dikirim ke PSDM/HCD, lembar kedua sebagai dasar melakukan presensi yang diserahkan ke PSDM/HCD.

Setelah diproses, slip gaji yang telah divalidasi oleh Pimpinan di serahkan bersama dengan uang/gaji oleh PSDM/HCD.

o   PSDM/HCD

Setelah menerima data karyawan dan hasil presensi, PSDM/HCD merekap presensi, rekapan tersebut diberikan ke bagian keuangan.

PSDM/HCD merupakan bagian yang memberikan slip gaji yang telah divalidasi beserta dengan uang.

o   Bagian Keuangan

Rekap presensi yang diterima dari PSDM/HCD, oleh Bagian keuangan dibuat slip gaji yang dirangkap 3, lembar pertama sebagai dasar bagian keuangan membuat laporan penggajian, lembar kedua sebagai arsip, dan lembar ketiga diserahkan ke Manajer.

o   Pimpinan

Setelah menerima slip gaji dari keuangan, manajer memvalidasi sehingga menjadi slip gaji yang telah divalidasi menjadi 2 rangkap, lembar pertama sebagai arsip, lembar kedua diberikan ke PSDM/HCD yang nantinya akan diserahkan ke karyawan. Manajer juga menerima laporan penggajian dari bagian keuangan.

Ø  Keterangan flowchart lembur:

o   Manajer

Manajer menyiapkan form lembur yang diberikan ke customer.

Manajer menerima slip gaji lembur 2 rangkap dari bagian keuangan yang divalidasi sehingga menjadi slip gaji lembur yang telah divalidasi yang dikembalikan ke bagian keuangan sebanyak 2 rangkap.

Manajer menerima Laporan penggajian lembur karyawan yang divalidasi lalu dijadikan arsip.

o   Bagian Keuangan

Rekap lembur yang diterima dari PSDM/HCD diproses menjadi slip gaji lembur 3 rangkap. Slip 1 dan 2 diberikan ke Manajer, sedangkan lembar ketiga sebagai arsip.

Slip gaji lembur yang telah divalidasi, lembar pertama sebagai dasar pembuatan laporan penggajian lembur karyawan, sedagkan lembar kedua diberikan ke karyawan beserta dengan uang.

o   PSDM/HCD

Menerima form lembur karyawan yang telah diisi oleh karyawan, lalu merekapnya sehingga menghasilkan rekap lembur rangkap 2, lembar pertama untuk bagian keuangan, lembar kedua sebagai arsip.

o   Karyawan

Karyawan menerima form data lembur dari Manajer, lalu diisi dan lembar pertama diberikan ke PSDM/HCD sedangkan lembar kedua sebagai arsip.

Setelah diproses, karyawan menerima slip gaji lembur yang telah divalidasi beserta uang dari Bagian Keuangan. 

SIKLUS PENJUALAN

SIKLUS PENJUALAN

PROSEDUR PENJUALAN TUNAI DAN

PROSEDUR PENJUALAN KREDIT

Ø  Sejak dulu sampai sekarang penjualan masih tetap berperan paling penting diantara aktivitas lainnya. Penjualan merupakan sumber hidup suatu perusahaan, karena dari penjualan dapat diperoleh laba. Banyak faktor selain usaha promosi termasuk segi pelayanan atau pemberian service, harga yang cocok, juga bagian pimpinan perusahaan dapat mengikuti order penjualan yang masih luas/terbuka. Maka aktivitas penjualan dapat di kronologiskan sebagai berikut:

1) Penerimaan pesanan

2) Penegasan pesanan

3) Pengiriman barang

4) Pembuatan faktur

5) Pembuatan laporan operasional penjualan

Ø  Prosedur penjualan adalah urutan-urutan sejak diterimanya pesanan dari pembeli pengiriman barang, pembuatan faktur (penagihan) dan pencatatan penjualan. Prosedur penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik.

Ø  Penjualan dapat dibagi 2 dalam pelaksanaannya, yaitu:

o   Penjualan secara tunai

o   Penjualan secara kredit

Ø  Prosedur – Prosedur Penjualan Tunai

1. Prosedur Order Penjualan

2. Prosedur Penerimaan Kas

3. Prosedur Penyerahan barang

4. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai

5. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank

6. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas

7. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan

Ø  Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan Tunai

1. Faktur Penjualan Tunai (FPT)

2. Pita Register Kas (PRK)

3. Credit Card Sales Slip

4. Bill Of Lading

5. Faktur Penjualan COD

6. Bukti Setor Bank

7. Rekap Harga Pokok Penjualan

Ø  Prosedur Penjualan Kredit

Pelanggan datang ke perusahaan dan melihat barang yang diinginkan. Setelah pelangganmendapatkan barang yang diinginkan dan cocok dengan harga yang diajukan, pelangganmengajukan permohonan kredit, maka fungsi penjualan akan memberikan formulir  penjualan kredit dan menjelaskan persyaratan untuk mengajukan penjualan kredit.Setelah formulir diisi dan ditandatangani oleh pelanggan, formulir tersebut diserahkankepada fungsi penjualan kembali beserta data-data yang diperlukan untuk diperiksakelengkapannya, setelah di cek kelengkapannya, fungsi penjualan akan mengirim formulir penjualan kredit dan persyaratan yang diperlukan ke fungsi kredit.

Ø  Prosedur – Prosedur Penjualan Kredit

1.    Prosedur penjualan

2.    Prosedur persetujuan kredit

3.    Prosedur pengiriman barang

4.    Prosedur pembuatan faktur

5.    Prosedur akuntansi penjualan kredit

Ø  Prosedur pesanan penjulan informasi yang pada umumnya dibutuhkan meliputi:

o  Pesanan-pesanan yang belum dapat dipenuhi

o  Kesanggupan untuk mengirim barang di waktu tertentu

Ø  Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan Kredit

1.         Penawaran Harga  (PH)

2.         Order Form  (OF)

3.         Memo 

4.         Purcahse Order (PO)

5.         Surat Pengantar Supplier (SPS)

6.         Berita Acara Penerimaan

7.         Delivery Order / Surat Pengantar / Surat Jalan (DO/SP/SJ)

8.         Surat Perintah/permintaan Pengeluaran barang (SPB)

9.         Invoice/Faktur

10.     Faktur Pajak

11.     Kwitansi