SIKLUS PEMBELIAN

SIKLUS PEMBELIAN

PROSEDUR PEMBELIAN TUNAI DAN

PROSEDUR PEMBELIAN KREDIT

Ø  Prosedur yang diterapkan untuk kegiatan pembelian di dalam sebuah perusahaan berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan yang lain tergantung dari jenis perusahaan serta volume kegiatan pembelian. Misalnya dalam toko eceran kecil, mungkin pemilik toko tersebut yang mengerjakan seluruh kegiatan pembelian. Tetapi untuk perusahaan besar, semua prosedur yang berhubungan dengan pesanan pembelian dipisatkan pada satu atau beberapa bagian yang khusus menangani masalah ini. Misalnya bagian pembelian yang bertugas menyimpan catalog dan data lain mengenai kualitas, harga barang, perkembangan harga dan informasi-informasi lain yang akan menambah efisiensi kerja di bagian pembelian.

Ø  Untuk mencegah terjadinya salah pengertian, semua pesanan untuk pembelian barang dagangan, peralatan, perlengkapan, serta aktiva-aktiva lainnya, maka pesanan tersebut sebaik-baiknya dilakukan secara tertulis sebagai bukti. Sebuah pesanan mungkin ditulis dalam formulir khusus yang telah disediakan dan dibuat beberapa rangkap untuk kepentingan :

o   Keaslian sebagai tanda bukti pemesanan

o   Tembusan dari surat pesanan tersebut ditahan sebagai bukti telah melakukan pemesanan

Ø  Yang paling penting tercantum di dalam faktur antara lain:

o   Nama dan alamat, baik penjual maupun pembeli

o   Tanggal terjadinya transaksi

o   Syarat-syarat pembayaran

o   Cara pengiriman dan keterangan lainnya mengenai harga dan jumlah barang.

Ø  Berbagai aktivitas terkait dalam sistem pemrosesan pembelian :

o    Fungsi pembelian dimulai dengan mengenali kebutuhan untuk menambah persediaan kembali melalui observasi catatan persediaan. Tingkat persediaan turun karena penjualan langsung ke pelanggan (aktivitas siklus pendapatan) atau transfer ke proses manufaktur (aktivitas siklus konversi). Informasi kebutuhan persediaan dikirim ke proses  pembelian dan utang usaha.

o    Proses pembelian menentukan jumlah yang akan dipesan, memilih pemsaik, dan membuat pesanan pembelian. Informasi tersebut dikirim ke pemasok dan proses utang usaha.

o    Setelah beberapa waktu, perusahaan akan menerima barang persediaan dari pemasok. Barang yang diterima akan diperiksa kualitas dan jumlahnya serta dikirim ke toko atau gudang.

o    Informasi mengenai penerimaan barang digunakan untuk memperbarui catatan persediaan.

o    Proses utang usaha menerima faktur dari pemasok. Utang usaha akan merekonsiliasinya dengan informasi lain yang dikumpulkan untuk transaksi tersebut dan catatan kewajiban membayar di masa mendatang tergantung dari syarat perdagangan dengan pemasok. Biasanya, pembayaran akan dilakukan paling tidak hanya terakhir yang disyaratkan untuk mendapatkan keuntungan penuh dari bunga yang dihasilkan dan diskon yang ditawarkan.

o    Buku besar menerimas informasi ringkasan dari utang usaha (kenaikan total dalam kewajiban) dan pengendali persediaan (kenaikan total dalam persediaan). Informasi ini direkonsiliasi akurasinya dan dicatat kea kun utang usaha serta akun pengendali persddiaan.

Ø  Dokumen, Laporan dan Catatan Akuntansi yang diusulkan:

o   Dokumen-dokumen yang dibuat dalam sistem pembelian dan persediaan terkomputerisasi terdiri dari:

1. Surat Permintaan Pembelian (SPP)

2. Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH)

3. Purchase Order (PO)

4. Bukti Perubahan Pemesanan (BPP)

5. Bukti Barang Masuk (BBM)

6. Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPPB)

7. Bukti Barang Keluar (BBK)

8. Surat Retur Pembelian (SRP)

9. Bukti Pembayaran (BP)

10. Bukti Penyesuaian Pwrhitungan Fisik (BPPF)

o   Dokumen-dokumen pendukung dari luar dalam sistem pembelian dan persediaan terkomputerisasi terdiri dari:

1. Faktur Pemasok

2. Bukti Pengiriman Pemasok (Surat Jalan)

3. Bukti pengeluaran kas (Bukti Transfer, Cek, dsb)

Ø  Keterangan Siklus Pembelian Tunai:

o  Bagian Gudang

   Bagian Gudang mengecek apakah diperlukan persediaan atau tidak. Jika bagian gudang memerlukan barang untuk persediaan, bagian gudang membuat Laporan Permintaan Barang (LPB) kepada Bagian Pembelian. Setelah diproses, Gudang akan menerima LPB beserta Barang dari Bagian Penerimaan.

o  Bagian Pembelian

   Dari LPB yang diserahkan oleh Bagian Gudang, Bagian Pembelian meminta daftar harga ke Pemasok dengan membuat Surat Permintaan daftar harga barang yang dikirim ke Pemasok. Nantinya dari daftar harga, Bagian Pembelian membuat Surat Pesanan Pembelian Barang (SPPB) yang diberikan ke Pemasok.

o  Bagian Pemasok

   Dari Surat Permintaan daftar harga barang yang dikirim dari Bagian Pembelian, Pemasok segera membuat daftar harga yang diperlukan dan dikirim ke Bagian Pembelian. Lalu Pemasok menerima SPPB yang langsung diproses oleh Pemasok dengan mengirimkan Barang yang telah dipesan beserta Nota Pembelian (lembar pertama sebagai arsip) ke Bagian Penerimaan.

o  Bagian Penerimaan

  Barang dan Nota Pembelian yang dikirim oleh Pemasok dicek dahulu, lalu Bagian Penerimaan membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) yang dirangkap 2, lembar pertama diberikan ke Bagian Keuangan sedangkan lembar kedua beserta barang diberikan ke Bagian Gudang,

o  Bagian Keuangan

   LPB tersebut oleh Bagian Keuangan dibuat Kwitansi sebagai Bukti Pembayaran yang di rangkap 2. Satu untuk Slip disimpan Bagian Keuangan sebagai dasar pembuatan Laporan Pembelian Barang rangkap 2, lembar pertama sebagai arsip dan lembar kedua diberikan ke Pimpinan. Sedangkan Kwitansi satunya diberikan ke Pemasok beserta uang.

o  Pimpinan

   Menerima Laporan Pembelian Barang dari Bagian Keuangan, lalu dijadikan arsip.

Ø  Keterangan Siklus Pembelian Kredit:

o  Bagian Gudang

    Bagian Gudang mengecek apakah diperlukan persediaan atau tidak. Jika bagian gudang memerlukan barang untuk persediaan, bagian gudang membuat Laporan Permintaan Barang (LPB) kepada Bagian Pembelian. Setelah proses, Bagian Gudang mendapatkan Laporan penerimaan barang beserta barang dari Bagian Penerimaan.

o  Bagian Pembelian

   Dari LPB yang diserahkan oleh Bagian Gudang, Bagian Pembelian meminta daftar harga ke Pemasok dengan membuat Surat Permintaan daftar harga barang yang dikirim ke Pemasok. Nantinya dari daftar harga, Bagian Pembelian membuat Daftar Barang yang akan dibeli, lalu membuat Pesanan Pembelian Barang (PPB) yang diberikan ke Pemasok.

o  Pemasok

   Dari Surat Permintaan daftar harga barang yang dikirim dari Bagian Pembelian, Pemasok segera membuat daftar harga yang diperlukan dan dikirim ke Bagian Pembelian. Lalu Pemasok menerima PPB yang langsung diproses oleh Pemasok dengan mengirimkan Barang yang telah dipesan beserta Faktur Pembelian ke Bagian Penerimaan. Faktur dibuat karena pembelian bersifat kredit. Setelah proses yang panjang, pemasok mendapatkan surat pembayaran utang dari Bagian keuangan, lalu membuat faktur lunas 2 rangkap, lembar pertama sebagai arsip dan lembar kedua diberikan ke bagian keuangan.

o  Bagian Penerimaan

   Faktur Pembelian beserta barang yang dikirim oleh Pemasok dicek dahulu, lalu Bagian Penerimaan membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB). LPB dan Barang lalu diberikan ke Bagian Gudang, sedangkan Faktur Pembelian diberikan ke Bagian Keuangan.

o  Bagian Keuangan

   LPB yang diterima dari bagian penerimaan digunakan untuk mencatat utang. Lalu bagian keuangan membat surat pembayaran utang 2 rangkap, lembar pertama diberikan ke pemasok, lembar kedua untuk pimpinan. Faktur lunas yang diterima dari pemasok karena telah membayar, dibuatkan laporan pengurangan utang rangkap 2, lembar pertama sebagai arsip, lembar kedua untuk pimpinan.

o  Pimpinan

    Menerima surat pembayaran utang dan laporan pengurangan utang dari bagian keuangan.